Deweloperem możemy nazwać osobę lub firmę, która działa na rynku nieruchomościami. Inwestuje ona w dany…
Rynek szkoleniowy w Polsce rozwija się w niezwykle szybkim tempie. Organizacja konferencji szkoleniowych i wszelkiego rodzaju stacjonarnych szkoleń nie jest jednak łatwa, co sprawia, że wielu specjalistów zainteresowanych organizacją konferencji, bierze na siebie jedynie część merytoryczną, a resztę pozostawia wyspecjalizowanym firmom, które na co dzień zajmują się organizowanie różnego rodzaju eventów.
Czy zorganizowanie konferencji na własną rękę jest możliwe?
Będąc na kierowniczym stanowisku w korporacji lub będąc właścicielem firmy, często pojawia się konieczność przeprowadzenia jakiegoś kursu. Niestety przeważnie nie ma możliwości, aby zrobić to sprawnie w lokalu swojej firmy, tak by nie zaburzać pracy całego biura. Z brakiem logistycznych możliwości zorganizowania konferencji borykają się także osoby, które dysponują specjalistyczną wiedzą z jakiejś dziedziny i chcą rozpocząć działalność na rynku szkoleniowym, jednak ze względów czasowych lub jakichkolwiek innych, nie są w stanie wziąć na siebie odpowiedzialność za organizację konferencji od A do Z. W takiej sytuacji najlepiej jest zatrudnić do tego firmę zewnętrzną. A co jeśli ktoś chce mimo wszystko spróbować sił na własną rękę? W takiej sytuacji na pewno musi zmierzyć się z licznymi problemami. Do nich należy między innymi znalezienie odpowiedniego lokalu oraz dogadanie się z właścicielem co do warunków wynajmu. Na tym etapie ważne będzie dokładne określenie, co wchodzi w zakres umowy, gdyż przeważnie jest tak, że obiekt zapewnia jedynie salę, a cała reszta podczas organizacji konferencji spoczywa na wynajmującym. To znaczy, że sprzęt elektroniczny, taki jak nagłośnienie, rzutniki oraz komputery trzeba zapewnić samemu. Również samemu trzeba będzie zająć się organizacją dystrybucji biletów i rejestracją uczestników konferencji. Jeśli ktoś nigdy nie zajmował się tą branżą, może mieć z tym poważny problem. Warto też wspomnieć, że negocjowanie warunków najmu obiektu na własną rękę oraz wynajmowanie niezbędnego sprzętu przeważnie wyjdzie dość drogo w stosunku do cen, które jest w stanie uzyskać profesjonalna firma zajmująca się organizacją konferencji oraz imprez tego rodzaju.
Jak funkcjonują firmy organizujące eventy?
Firmy zajmujące się na co dzień organizacją wszelkiego rodzaju imprez masowych przeważnie dysponują wszelkiego rodzaju sprzętem, który jest niezbędny do organizacji imprezy, pikniku albo konferencji szkoleniowej. Oznacza to, że ich jednostkowy koszt zapewnienia chociażby sprzętu elektronicznego lub innych akcesoriów, takich jak stoły, krzesła lub namioty będzie o wiele tańszy niż w przypadku wynajmowania tego od innych firm. Profesjonalne firmy dysponują też odpowiednią flotą samochodów oraz kadrami, które są w stanie szybko przewieźć sprzęt na miejsce, a następnie go prawidłowo ustawić. W gestii firmy zewnętrznej warto też pozostawić kwestie cateringu, co jest w ofercie większości firm tego typu. Jest to bardzo wygodne, gdyż mało kto z osób, które na co dzień się tym nie zajmują, byłby w stanie poradzić sobie bez większych kłopotów z tak problematyczną kwestią.
W czasie organizacji konferencji niezwykle ważne jest również, aby sprawnie przejść przez proces rejestracji oraz przyjmowania uczestników konferencji. Najlepiej jest, gdy dysponuje się odpowiednim oprogramowaniem komputerowym oraz profesjonalnymi procedurami, które umożliwiają sprawną komunikacją na linii organizator-uczestnik. Jest to wyjątkowo ważne, aby uniknąć konieczności improwizowania, czego efektem mogłoby być narzekanie uczestników konferencji na brak profesjonalizmu.
Działanie profesjonalnych firm sprowadza się do kompleksowej obsługi konferencji, która zawiera organizację dystrybucji biletów lub w przypadku imprez zamkniętych wejściówek, cateringu, przygotowania sal konferencyjnych, bieżącą obsługę gości, zapewnienie im noclegu, a także obsługę informacyjną po konferencji.
Czy zlecenie organizacji konferencji zewnętrznej firmie nie jest za drogie?
Zatrudnienie takiej firmy wcale nie musi okazać się droższe, niż gdyby organizowało się konferencję na własną rękę. Jest to najbardziej widoczne, gdy nie dysponuje się wolnymi zasobami czasu lub pracownikami, którzy mogliby się podjąć pracy w tym zakresie. Zorganizowanie i dopilnowanie wszystkich detali wymaga bardzo wiele godzin w zakresie pracy organizacyjnej, a następnie trzeba jeszcze zapewnić odpowiednie kadry do pracy w czasie samego wydarzenia. Zewnętrzna firma jest w stanie w ramach określonej umowy zapewnić to wszystko kompleksowo, podczas gdy zatrudnianie pracowników na własną rękę do obsługi jednostkowej imprezy może okazać się o wiele droższe, nie wspominając już o potencjalnych problemach organizacyjnych. Gdy połączy się to z brakiem odpowiedniego sprzętu, który trzeba by również wynajmować od firm zewnętrznych, a następnie samemu zająć się jego obsługą, koszty mogą przerosnąć cenę, którą są w stanie zaoferować profesjonalne przedsiębiorstwa zajmujące się organizowaniem konferencji i eventów.
